5 09 2013

Арендодатель: «Пришлите мне Ваше коммерческое предложение».

Владелец автомата: «Нет проблем!». И высылает ему на электронную почту файл коммерческого предложения, который уже десятки раз отправлял другим арендодателям.

Чаще всего этот файл ходит по рукам от владельца к владельцу и представляет собой сплошной текст в стиле: «Коммерческое предложение… Предлагаем установку нашего замечательного торгового автомата марки такой-то на Вашей торговой площади…».

Иногда отправитель получает ответное письмо. Время от времени даже с положительным решением. Но как часто мы упускаем из виду простые вещи, которые могут помочь сделать коммерческое предложение более эффективным.  Забываем о мелочах, способных помочь письму не потеряться в потоке корреспонденции и донести наше послание до адресата.

Коммерческое предложение начинается с заголовка

Точнее с двух заголовков: заголовка в тексте предложения и заголовка в письме с файлом предложения.

За исключением случаев, когда арендодатель просит указать в заголовке именно текст «Коммерческое предложение», заголовок письма должен нести компактное и осмысленное сообщение. Например: «В продолжение нашей беседы об установке автомата». Если указать в заголовке имя получателя, то вероятность просмотра письма значительно возрастет.

Заголовок в тексте предложения может выглядеть по-разному и зависеть от степени доверительности предварительной беседы. Но однозначно текст должен быть персонализированным. Например: «Уважаемый, Игорь Петрович!».

Важные замечания по оформлению текста:

1. Объем предложения не должен превышать 1-2 страниц. В идеале – 1 страница, чтобы текст можно было «проглотить» за один раз.
2. Шрифт для электронной версии – без засечек (Arial, Tahoma), для печатной версии — с засечками (TimesNewRoman). Так удобнее читать.
3. Текст, разделенный на абзацы до 4 строк, читается проще. Между абзацами следует делать удвоенный интервал.
4. Предложения должны быть короткими и емкими – это не художественное произведение. Сложносочиненные длинные предложения мешают быстрому пониманию сути текста.
5. Любые перечисления должны оформляться в виде маркированного списка.
6. Использование небольших качественных изображений автомата в разных ракурсах вызывает интерес. Особенно это относиться к фото в стиле «автомат в действии».
7. Смайлики, многоточия, восклицательные знаки лучше оставить для личной переписки. Как и текст, написанный только заглавными буквами.
8. Не стоит использовать больше 2-3 цветов и больше 2 шрифтов. От «оригинального оформления» в стиле белый текст на черном фоне, текст на цветном фоне с ромашками — тоже лучше отказаться. Не стоит смешивать коммерческое предложение и презентацию – это разные вещи.
9. Доверьте проверку орфографии и пунктуации Word. После того, как предложение полностью готово – отключите проверку орфографии, чтобы читателя не смущали зеленые подчеркивания.

Общие рекомендации по работе с коммерческим предложением:

• Один получатель – одно коммерческое предложение. Чем более личный характер носит предложение и чем больше предложение соответствует потребностям конкретного арендодателя, тем выше шансы владельца.
• Возьмите с собой печатный вариант коммерческого предложения на переговоры. Перед этим желательно произвести предварительную разведку, для того чтобы узнать имя ответственного лица, особенности места установки, особенности целевой аудитории и другие подробности. Обязательно приколите к коммерческому предложению визитку.
• Продублируйте текст коммерческого предложения в теле письма, если предложение отправляется по электронной почте. Пусть будет два варианта: текст электронного письма и файл с предложением, который можно скачать.
• Можно отправить предложение в формате doc, но солиднее и красивее будет выглядеть документ в pdf-формате. В конце статьи Вы увидите ссылку на программу-конвертер в pdf-формат (после установки работает как обычный принтер).
• Перед отправкой всегда необходимо убедиться в правильности оформления и корректности отображения письма. Для этого следует отправить готовое предложение на другой Ваш ящик и оценить полученное письмо глазами конечного получателя.

Вот собственно и все на сегодня.

Ссылка на программу-конвертер в pdf-формат (zip, 614Kb)

—